Постановление администрации Березовского городского округа от 16.12.2014 N 861 "Об утверждении Положения о порядке работы с обращениями граждан в администрации Березовского городского округа"
АДМИНИСТРАЦИЯ БЕРЕЗОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 декабря 2014 г. № 861
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ БЕРЕЗОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Березовского городского округа, в целях обеспечения реализации прав граждан на обращение в органы местного самоуправления постановляю:
1. Утвердить Положение о порядке работы с обращениями граждан в администрации Березовского городского округа (приложение № 1).
2. Утвердить формы документов, используемые в работе с обращениями граждан в администрации Березовского городского округа (приложение № 2).
3. Считать утратившим силу постановление администрации Березовского городского округа от 16.09.2013 № 553 "Об утверждении Положения о порядке организации рассмотрения обращений граждан в администрации Березовского городского округа".
4. Начальнику организационного отдела Максимовой А.С. ознакомить с настоящим постановлением руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации Березовского городского округа и разместить данное постановление на официальном сайте администрации Березовского городского округа и обеспечить его опубликование в приложении к газете "Мой город" - "Местная власть".
5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы Березовского городского округа по организационно-правовым вопросам Колотушкину Т.М.
6. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.
И.о. главы Березовского
городского округа
А.Г.ПОПОВ
Приложение № 1
к постановлению администрации
Березовского городского округа
от 16 декабря 2014 г. № 861
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В АДМИНИСТРАЦИИ БЕРЕЗОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Березовского городского округа (далее - администрация), отраслевых (функциональных) органах администрации.
1.2. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), и проведение личного приема граждан в отраслевых (функциональных) органах администрации осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Уставом Березовского городского округа, настоящим Положением.
1.3. Должностными лицами отраслевых (функциональных), органов и администрации (далее - должностные лица) в пределах их компетенции рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения, поступившие в письменном виде, устном виде, в форме электронного документа.
1.4. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения обращений в адрес главы Березовского городского округа, заместителей главы Березовского городского округа, осуществляет организационный отдел администрации.
1.5. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения обращений, поступивших в адрес должностных лиц отраслевых (функциональных) органов администрации, осуществляется ответственными должностными лицами соответствующих отраслевых (функциональных) органов администрации.
1.6. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений, поступивших на имя главы Березовского городского округа, заместителей главы Березовского городского округа, возлагается на организационный отдел администрации. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений, поступивших на имя руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации несут руководители отраслевых (функциональных) органов администрации.
2. Право граждан на обращение
2.1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в администрацию Березовского городского округа, к главе Березовского городского округа, заместителям главы Березовского городского округа, должностным лицам отраслевых (функциональных) органов администрации.
3. Регистрация и рассмотрение обращений
3.1. Письменное обращение, поступившее в адрес главы Березовского городского округа, заместителей главы Березовского городского округа:
3.1.1. Подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента его поступления специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, общественными организациями и населением (далее - специалист организационного отдела). Запись о регистрации вносится в журнал регистрации "Входящих письменных обращений, поступивших в адрес главы Березовского городского округа", а также в электронную базу данных "Обращения граждан", созданную с использованием программы Excel (приложение № 2). В правом нижнем углу обращения проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата поступления обращения.
3.1.2. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц администрации, на чье имя направлено обращение, то в течение семи дней со дня регистрации обращение направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
3.1.3. Гражданин, в своем письменном обращении, в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
3.1.4. Письменные обращения получает специалист организационного отдела.
3.1.5. Специалист организационного отдела:
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает), к тексту письма прилагает конверт;
- прикладывает к письму поступившие документы;
- составляет в двух экземплярах акт на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.
3.1.6. Прием письменных обращений непосредственно от заявителя осуществляется специалистом организационного отдела.
3.1.7. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.1.8. Когда решение вопросов, содержащихся в обращении, относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, им направляются копии обращения в течение семи дней со дня регистрации.
3.1.9. Администрация при направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам вправе, в случае необходимости, запрашивать, в том числе в электронной форме, документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
3.1.10. В случае если невозможно направление обращения на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.1.11. Глава Березовского городского округа, заместители главы Березовского городского округа при получении обращения рассматривают его в срок не более двух рабочих дней, определяют исполнителей и возвращают дело с резолюцией специалисту организационного отдела.
3.1.12. При рассмотрении обращения исполнитель, получивший поручение (резолюцию) по обращению:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в необходимых случаях - с участием заявителя и (или) с выездом на место;
- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания или органов предварительного следствия;
- принимает необходимые меры для восстановления и защиты нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- в случае переадресации обращения уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы или иным должностным лицам в соответствии с их компетенцией, а также уведомляет во всех случаях о продлении срока рассмотрения обращения.
3.1.13. Текст ответа должен содержать ссылку на форму обращения, орган власти или должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату и номер обращения, содержать исчерпывающую информацию по всем поставленным в обращении вопросам, излагаться четко, последовательно кратко.
3.1.14. После подготовки ответа, документ визируется исполнителем - ответственным должностным лицом за подготовку ответа в левом нижнем углу, указывается номер телефона, по которому можно связаться, после чего подписывается должностным лицом, на чье имя поступило обращение, либо уполномоченным им лицом.
3.1.15. После подписания ответа на обращение, документ регистрируется в журнале "Исходящих писем" в организационном отделе администрации специалистом организационного отдела. В левом верхнем углу проставляется номер, дата исходящей регистрации и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.1.16. Специалистом организационного отдела ответ направляется почтой в адрес заявителя, а в журнале регистрации "Исходящих писем" (приложение № 2) делается соответствующая запись с указанием даты отправки ответа заявителю. В случае, если заявитель указал необходимость получения ответа "на руки", заявитель приглашается в организационный отдел администрации, получает письмо лично, а в журнале "Исходящих писем" расписывается и ставит дату получения ответа.
3.1.17. Документы по письменным обращениям граждан оформляются в дела специалистом организационного отдела и хранятся в организационном отделе администрации.
3.2. Обращения, поступившие в адрес главы Березовского городского округа, заместителей главы Березовского городского округа администрации в форме электронного документа:
3.2.1. Принимаются специалистом организационного отдела один раз в рабочий день, путем распечатывания текста на бумажном носителе.
3.2.2. Обращение в виде электронного документа подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента его поступления специалистом организационного отдела в журнале регистрации "Входящих писем, поступивших в адрес Интернет-приемной администрации", а также вносится запись в электронную базу данных "Обращения граждан", созданную с использованием программы Excel (приложение № 2).
3.2.3. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию главы Березовского городского округа, заместителей главы Березовского городского округа, то в течение семи дней со дня регистрации обращение направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
3.2.4. В Обращении гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
3.2.5. Если текст обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.2.6. Когда решение вопросов, содержащихся в обращении, относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, им направляются копии обращения в течение семи дней со дня регистрации.
3.2.7. В случае, если невозможно направление обращения на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.2.8. Глава Березовского городского округа, заместители главы Березовского городского округа при получении обращения рассматривают его в срок не более двух рабочих дней, определяют исполнителей и возвращают обращение с резолюцией специалисту организационного отдела.
3.2.9. При рассмотрении обращения исполнитель, получивший поручение (резолюцию) по обращению:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в необходимых случаях - с участием заявителя и (или) с выездом на место;
- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания или органов предварительного следствия;
- принимает необходимые меры для восстановления и защиты нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает ответ по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии с федеральным законом;
- в случае переадресации обращения уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы или иным должностным лицам в соответствии с их компетенцией, а также уведомляет во всех случаях о продлении срока рассмотрения обращения.
3.2.10. Текст ответа должен содержать ссылку на форму обращения, орган власти или должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату и номер обращения, содержать исчерпывающую информацию по всем поставленным в обращении вопросам, излагаться четко, последовательно кратко.
3.2.11. После подготовки ответа, документ визируется исполнителем - ответственным должностным лицом за подготовку ответа в левом нижнем углу, указывается номер телефона, по которому можно связаться, после чего подписывается должностным лицом, на чье имя поступило обращение.
3.2.12. После подписания ответа на обращение, документ регистрируется в журнале "Исходящих писем" в организационном отделе администрации специалистом организационного отдела. В левом верхнем углу проставляется номер, дата исходящей регистрации и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.2.13. Ответ на обращение, поступившее в администрацию в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, специалистом организационного отдела.
3.2.14. Документы по письменным обращениям граждан оформляются в дела специалистом организационного отдела и хранятся в организационном отделе администрации.
3.3. Устные обращения, поступившие в адрес главы Березовского городского округа:
3.3.1. Принимаются старшим инспектором администрации Березовского городского округа, осуществляющим работу в приемной главы Березовского городского округа (далее - старший инспектор приемной главы округа) по телефону и специалистом организационного отдела, как по телефону, так и в ходе личной беседы с заявителем.
3.3.2. После того, как заявитель изложил суть обращения, обращение заносится в карточку "Устного" обращения (далее - карточка обращения) (приложение № 2) старшим инспектором приемной главы округа. Карточка обращения регистрируется старшим инспектором приемной главы округа в журнале регистрации "Устных обращений граждан, поступивших в адрес главы Березовского городского округа".
3.3.3. Карточка обращения передается старшим инспектором приемной главы округа на рассмотрение главе Березовского городского округа.
3.3.4. Глава Березовского городского округа при получении карточки обращения рассматривает его в срок не более двух рабочих дней, определяет исполнителей и возвращают карточку с резолюцией старшему инспектору приемной главы округа.
3.3.5. Старший инспектор приемной главы округа передает карточку обращения специалисту организационного отдела для организации дальнейшей работы. Специалист организационного отдела вносит сведения, изложенные в карточке обращения в электронную базу данных "Обращения граждан".
3.3.6. Далее работа по устному обращению определяется в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.16 пункта 3 настоящего Положения.
3.3.7. Карточки по каждому обращению оформляются в дела специалистом организационного отдела и хранятся в организационном отделе администрации.
3.4. Устные обращения, поступившие в адрес заместителей главы Березовского городского округа:
3.4.1. Принимаются старшими инспекторами администрации Березовского городского округа осуществляющими работу в приемных заместителей главы Березовского городского округа (далее - старшие инспектора приемных заместителей главы округа) по телефону и в ходе личной беседы с заявителем.
3.4.2. После того, как заявитель изложил суть обращения, обращение заносится в карточку обращения старшими инспекторами приемных заместителей главы округа. Карточка обращения регистрируется старшими инспекторами приемных заместителей главы округа в журнале регистрации "Устных обращений, поступивших в адрес заместителей главы Березовского городского округа".
3.4.3. Карточка обращения передается старшими инспекторами приемных заместителей главы округа на рассмотрение заместителям главы Березовского городского округа.
3.4.4. Заместители главы Березовского городского округа при получении карточки обращения рассматривают его в срок не более двух рабочих дней, определяют исполнителей и возвращают карточку с резолюцией старшим инспекторам приемных заместителей главы округа.
3.4.5. Далее работа исполнителей по устному обращению определяется в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.14 пункта 3 настоящего Положения.
3.4.6. После подписания ответа на обращение, документ регистрируется в журнале "Исходящих писем" старшими инспекторами приемных заместителей главы округа. В левом верхнем углу проставляется номер, дата исходящей регистрации и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.4.7. Старшими инспекторами приемных заместителей главы округа ответ направляется почтой в адрес заявителя, а в журнале регистрации "Исходящих писем" (приложение № 2) делается соответствующая запись с указанием даты отправки ответа заявителю.
3.4.8. Карточки по каждому обращению оформляются в дела старшими инспекторами приемных заместителей главы округа и хранятся в соответствующих приемных администрации.
3.5. Личный прием граждан, проводимый главой Березовского городского округа:
3.5.1. Личный прием граждан (далее - прием граждан) проводится главой Березовского городского округа по отдельному графику, который утверждается ежегодно.
3.5.2. Глава Березовского городского округа может инициировать проведение выездного приема граждан по отдельно утвержденному графику.
3.5.3. Прием граждан осуществляется по предварительной записи.
3.5.4. Запись на прием граждан осуществляет специалист организационного отдела по телефону и в ходе личной беседы с заявителем.
3.5.5. Данные заявителей формируются в "Список граждан на прием к главе Березовского городского округа" по форме (приложение № 2). После чего список передается на рассмотрение главе Березовского городского округа.
3.5.6. Глава Березовского городского округа визирует список с указанием фамилии, имени, отчества должностных лиц, в компетенцию которых входит решение обозначенных заявителями вопросов.
3.5.7. Далее список передается соответствующим должностным лицам для предварительной проработки обозначенных заявителями вопросов.
3.5.8. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности.
3.5.9. Право приема вне очереди имеют граждане следующих категорий:
- ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны;
- ветераны и инвалиды боевых действий;
- инвалиды 1-й и 2-й групп, их законные представители;
- родители, явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до трех лет.
3.5.10. В день приема граждан обращение заявителя заносится специалистом организационного отдела в карточку приема граждан (приложение № 2), начальник организационного отдела вносит соответствующую запись в журнал приема граждан (приложение № 2).
3.5.11. В ходе беседы с заявителем, начальник организационного отдела, вносит соответствующую запись в журнале "Личный прием граждан главы Березовского городского округа" (приложение № 2) и фиксирует в карточке приема граждан поручение, данное главой Березовского городского округа должностным лицам, в компетенцию которых входит решение обозначенного вопроса, указывается срок исполнения, после чего глава Березовского городского округа ставит на карточке свою визу.
3.5.12. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке приема граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.13. После приема граждан карточки приема граждан копируются и направляются исполнителям под подпись.
3.5.14. Карточки приема граждан принимаются к рассмотрению исполнителями в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.16 пункта 3 настоящего Положения.
3.5.15. Все документы по каждому обращению оформляются в дела специалистом организационного отдела и хранятся в организационном отделе администрации.
3.6. Личный прием граждан, проводимый заместителями главы Березовского городского округа
3.6.1. Личный прием граждан, проводимый заместителями главы Березовского городского округа (далее - прием граждан заместителей) проводится заместителями главы Березовского городского округа по отдельному графику, который утверждается ежегодно главой Березовского городского округа.
3.6.2. У первого заместителя главы Березовского городского округа по вопросам городского развития, заместителя главы Березовского городского округа социальным вопросам, заместителя главы Березовского городского округа по экономике и финансам. Прием граждан осуществляется без предварительной записи в порядке живой очереди.
3.6.3. У заместителя главы Березовского городского округа по ЖКХ прием проводится по предварительной записи. Запись на прием осуществляет старший инспектор администрации, обеспечивающий работу в приемной заместителя главы Березовского городского округа по ЖКХ по телефону и в ходе личной беседы с заявителем.
3.6.4. Данные заявителей формируются в список, который передается на рассмотрение соответствующему заместителю главы Березовского городского округа.
3.6.5. Заместители главы Березовского городского округа визируют список с указанием фамилии, имени, отчества должностных лиц, в компетенцию которых входит решение обозначенных заявителями вопросов.
3.6.6. Далее список передается соответствующим должностным лицам для предварительной проработки обозначенных заявителями вопросов.
3.6.7. В день приема граждан старший инспектор администрации заносит обращение заявителя в карточку приема граждан и вносит соответствующую запись в журнале "Прием граждан заместителей главы Березовского городского округа" (приложение № 2).
3.6.8. В ходе беседы с заявителем заместитель главы Березовского городского округа фиксирует в карточке приема граждан поручение должностным лицам, в компетенцию которых входит решение обозначенного вопроса, указывается срок исполнения, после чего ставит на карточке свою визу.
3.6.9. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке приема граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.6.10. После приема граждан карточки копируются и направляются исполнителям под подпись.
3.6.11. Карточки приема граждан принимаются исполнителями к рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.14 пункта 3 настоящего Положения.
3.6.12. После подписания ответа на обращение, документ регистрируется в журнале регистрации "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа" старшими инспекторами приемных заместителей главы округа. В левом верхнем углу проставляется номер, дата исходящей регистрации и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.6.13. Старшими инспекторами приемных заместителей главы округа ответ направляется почтой в адрес заявителя, а в журнале регистрации "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа" (приложение № 2) делается соответствующая запись с указанием даты отправки ответа заявителю.
3.6.14. Документы по каждому обращению оформляются в дела и хранятся у старших инспекторов осуществляющих работу в соответствующих приемных заместителей главы Березовского городского округа.
3.7. Выездные приемы граждан проводимые заместителями главы Березовского городского округа:
3.7.1. Выездные приемы граждан (далее - выездные приемы) проводят заместители главы Березовского городского округа ежемесячно.
3.7.2. График проведения выездных приемов составляется начальником организационного отдела по согласованию с заместителями главы Березовского городского округа ежеквартально и утверждается главой Березовского городского округа.
3.7.3. Информация об установленных днях, часах, месте выездного приема доводится специалистом организационного отдела до сведения граждан через городские средства массовой информации и размещается на официальном сайте администрации.
3.7.4. Содержание устного обращения, поступившего во время выездного приема, заносится заместителем главы Березовского городского округа в карточку приема граждан. Если в устном обращении содержатся факты и обстоятельства, не требующие дополнительных проверок, ответ с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке приема граждан. В остальных случаях гражданину направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.7.5. После приема граждан карточки копируются старшими инспекторами приемных заместителей главы округа и направляются исполнителям под подпись.
3.7.6. Карточки приема граждан принимаются исполнителями к рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.14 пункта 3 настоящего Положения.
3.7.7. После подписания ответа на обращение, документ регистрируется в журнале "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа" старшими инспекторами приемных заместителей главы округа. В левом верхнем углу проставляется номер и дата исходящей регистрации, и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.7.8. Старшими инспекторами приемных заместителей главы округа ответ направляется почтой в адрес заявителя, а в журнале регистрации "Исходящих писем" (приложение № 2) делается соответствующая запись с указанием даты отправки ответа заявителю.
3.7.9. Документы по каждому обращению оформляются в дела и хранятся у старших инспекторов, осуществляющих работу в соответствующих приемных заместителей главы Березовского городского округа.
3.8. "Прямая телефонная линия", заместителей главы Березовского городского округа
3.8.1. График проведения "прямых телефонных линий" составляется начальником организационного отдела по согласованию с заместителями главы Березовского городского округа ежеквартально и утверждается главой Березовского городского округа.
3.8.2. Информация об установленных днях, часах проведения "Прямой телефонной линии" доводится до сведения граждан специалистом организационного отдела через городские средства массовой информации и размещается на официальном сайте администрации.
3.8.3. Содержание обращения, поступившего во время "Прямой телефонной линии", заносится в карточку Устного обращения гражданина заместителем главы Березовского городского округа с отметкой "по телефону". Если в обращении содержатся факты и обстоятельства, не требующие дополнительных проверок, ответ с согласия гражданина дается устно в ходе телефонной беседы, о чем делается запись в карточке. В остальных случаях гражданину направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.8.4. После проведения "Прямой телефонной линии" карточки копируются и направляются исполнителям под подпись.
3.8.5. Карточки приема граждан принимаются исполнителями к рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений и изложенном в подпунктах 3.1.12 - 3.1.14 пункта 3 настоящего Положения.
3.8.6. После подписания ответа на обращение документ регистрируется в журнале "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа" старшими инспекторами приемных заместителей главы округа. В левом верхнем углу проставляется номер, дата исходящей регистрации и ссылка на входящий номер, установленный при регистрации обращения.
3.8.7. Старшими инспекторами приемных заместителей главы округа ответ направляется почтой в адрес заявителя, а в журнале регистрации "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа" (приложение № 2) делается соответствующая запись с указанием даты отправки ответа заявителю.
3.8.8. Документы по каждому обращению оформляются в дела и хранятся у старших инспекторов осуществляющих работу в соответствующих приемных заместителей главы Березовского городского округа.
4. Сроки рассмотрения обращений
4.1. Обращение, поступившее в администрацию или должностному лицу администрации в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запросов, глава Березовского городского округа либо уполномоченное на то лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.
4.3. Для продления срока рассмотрения обращения непосредственный исполнитель направляет должностному лицу служебную записку с указанием объективных причин, по которым срок рассмотрения обращения может быть продлен, и предложение об окончательном сроке его рассмотрения, по истечении которого заявителю будет дан ответ. О продлении срока рассмотрения обращения должностное лицо уведомляет заявителя письменно.
4.4. По запросам, направленным в установленном порядке, государственными органами, органами местного самоуправления или должностными лицами, рассматривающими обращения граждан, должностные лица обязаны в течение 15 дней представить необходимые документы и материалы, за исключением тех, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок их представления.
5. Работа с обращениями, поставленными на контроль
5.1. Обращения, в которых содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, содержатся сведения о фактах коррупции, сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, переданные главе Березовского городского округа при встречах с населением, направленные в адрес главы Березовского городского округа или его заместителей от Губернатора Кемеровской области, Совета народных депутатов Кемеровской области, из Администрации Кемеровской области, из федеральных органов государственной власти, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, из общественной приемной Президента Российской Федерации ставятся на контроль (далее - контрольные обращения).
5.2. Контрольные обращения граждан, поступившие в администрацию, регистрируются специалистом организационного отдела и передаются на рассмотрение главе Березовского городского округа для принятия решений по организации их рассмотрения и подготовки ответов.
5.3. На контрольном обращении проставляется штамп "Контроль".
5.4. Контроль за ходом и сроками рассмотрения контрольный обращений осуществляет специалист организационного отдела.
5.5. Должностное лицо-исполнитель в установленные сроки рассматривает контрольное обращение, информирует о результатах главу Березовского городского округа и готовит ответ заявителю. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа. Соисполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю письменные заключения (информацию) для подготовки ответа.
5.6. Глава Березовского городского округа вправе предложить исполнителю продолжить работу с проведением дополнительных проверок.
5.7. Ответы по указанным обращениям должны быть согласованы (завизированы) с заместителем главы Березовского городского округа, курирующим отраслевые (функциональные) органы и структурные подразделения администрации, в которых рассматривалось обращение.
5.8. Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителям дан ответ. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Если в ответе указываются промежуточные сроки исполнения, либо сроки исполнения продлены, то обращение ставится на "Дополнительный контроль". Решение о снятии с контроля принимает начальник организационного отдела администрации по согласованию с главой Березовского городского округа и (или) заместителем главы Березовского городского округа, курирующим отраслевые (функциональные) и структурные подразделения администрации, в которых рассматривалось обращение.
5.9. Требования к содержанию и оформлению ответов (справок) на контрольные обращения:
- ответы должны содержать конкретную и исчерпывающую информацию по всем вопросам, поставленным в обращениях граждан;
- если сроки рассмотрения продлены, то должны быть указаны причины и окончательная дата рассмотрения, по истечении которой будет дополнительно сообщено о проделанной работе;
- ответ заявителю печатается на бланке администрации и подписывается главой Березовского городского округа либо уполномоченным им лицом;
- к ответу прикладывается оригинал рассмотренного обращения гражданина.
6. Порядок работы с отдельными видами обращений
6.1. В случае, если в обращении не указаны фамилия или почтовый адрес заявителя, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
6.2. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы в адрес должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
6.3. На письменное обращение, текст которого не поддается прочтению, ответ не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
6.4. В случае поступления от одного лица нескольких обращений, дублирующих первичное, они регистрируются, приобщаются к ранее поступившему обращению. Краткие ответы на них даются со ссылкой на ответ по первичному обращению.
6.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава Березовского городского округа либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемое обращение направлялись в администрацию или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
6.6. В случае, если ответ по существу поставленных в обращении вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, гражданину направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений.
6.7. Обращение гражданина, поступившее из редакции газеты, телевидения и других средств массовой информации, рассматривается в соответствии с требованиями, предъявляемыми к письменным обращениям, изложенными в п. 3.1 настоящего Положения.
6.8. Обращение, содержащее просьбу о приеме по личным вопросам, рассматривается как письменное обращение. В случае необходимости автору обращения направляется сообщение о порядке записи на личный прием, а обращение списывается "в дело" как исполненное.
7. Аналитическая и информационно-справочная работа
7.1. С целью устранения причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы с обращениями граждан в администрации Березовского городского округа систематически проводится анализ и обобщение поступивших от населения предложений, заявлений, жалоб.
7.2. Анализ обращений, поступивших в администрацию, осуществляется по итогам первого квартала, шести месяцев, девяти месяцев, года. В результате этого готовится информационно-аналитический материал о количестве и характере вопросов, которые ставят граждане в обращениях, для доклада главе Березовского городского округа.
7.3. Специалист организационного отдела готовит отчет по итогам первого квартала, шести месяцев, девяти месяцев, года, а также аналитическую записку для направления ее в Администрацию Кемеровской области и использования в дальнейшей работе.
7.4. Материалы о результатах работы с обращениями граждан размещаются на официальном сайте администрации Березовского городского округа в сети "Интернет".
8. Хранение материалов по обращениям граждан
8.1. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на специалиста организационного отдела и старших инспекторов, осуществляющих работу в приемных администрации. Специалист организационного отдела и старшие инспектора, осуществляющие работу в приемных администрации обеспечивают хранение и использование в справочных и иных целях предложений, заявлений и жалоб граждан.
8.2. Оригиналы обращений граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в хронологическом порядке.
8.3. По истечении установленных сроков хранения дела по обращениям граждан подлежат уничтожению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
8.4. Хранение дел у исполнителей запрещается.
8.5. Руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации ежеквартально анализируют и обобщают предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания, с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан. Обобщенные материалы не позднее, чем за 5 дней до начала очередного квартала передаются руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации специалисту организационного отдела для подготовки главе Березовского городского округа отчета о работе с обращениями граждан.
9. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
9.1. Заместители главы Березовского городского округа, руководители отраслевых (функциональных) органов администрации осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений, анализируют их содержание, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.
9.2. Лица, виновные в нарушении порядка рассмотрения обращений граждан, изложенного в настоящем Положении, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Заместитель главы
Березовского городского округа
по организационно-правовым вопросам
Т.М.КОЛОТУШКИНА
Приложение № 2
к постановлению администрации
Березовского городского округа
от 16 декабря 2014 г. № 861
1) Журнал регистрации "Входящих письменных обращений, поступивших в адрес главы Березовского городского округа"
Входящий номер и дата регистрации
Вид обращения, кратность обращения
Фамилия, имя, отчество
Адрес, телефон заявителя
Категория граждан
Тема обращения
Кому отписано
Срок исполнения
Ответ заявителю, дата отправления
Характер принятых решений по результатам
Контроль, дата исполнения
2) Электронная база данных "Обращения граждан"
Дата поступления. Регистрационный номер, дата регистрации обращения
Ф.И.О., почтовый адрес, адрес эл. почты, номер телефона заявителя
Систематизация поступившего текста (обращение, запрос, заявление, жалоба)
Форма обращения, запроса, не обращения: письменная, устная (поступившая на личном приеме, по телефону, в форме эл. документа)
Кратность поступления (первичное, повторное, неоднократное)
Тематика, вопросы, содержащиеся в обращении (коды вопросов)
Вид вопросов содержащихся в обращении (заявление, предложение, жалоба)
Вопросы поставленные на контроль
Исполнитель (кому поручено рассмотрение вопроса)
Срок рассмотрения
Характер принятых решений по результатам рассмотрения вопроса (поддержано, поддержано - меры приняты, разъяснено, не поддержано)
Форма рассмотрения обращения (комиссионно, с выездом на место, с участием заявителя)
Источник поступления обращений
Выявлены факты нарушения порядка рассмотрения обращений граждан
Количество привлеченных лиц, виновных в данных нарушениях
3) Журнал регистрации "Исходящих писем"
Дата, номер исходящего письма
Ф.И.О. заявителя
Адрес заявителя
Исполнитель
Дата отправления письма
4) Журнал регистрации "Входящих писем, поступивших в адрес Интернет-приемной администрации Березовского городского округа"
Входящий номер и дата регистрации
Вид обращения, кратность обращения
Фамилия, имя, отчество
Адрес, телефон заявителя
Категория граждан
Тема обращения
Кому отписано
Срок исполнения
Ответ заявителю, дата отправления
Характер принятых решений по результатам
Контроль, дата исполнения
5) Форма карточки "Устного обращения"
Учетная карточка обращения в Администрацию Березовского городского
округа по телефону/визит
Дата обращения ___________________
Кто вел беседу ___________________
Ф.И.О. заявителя ______________________________________________________
Адрес проживания ______________________________________________________
Контактный телефон ____________________________________________________
Содержание обращения __________________________________________________
Кому передается на рассмотрение ___________________________________________
Дата ___________ подпись ________________ Д.А.Титов
6) Журнал регистрации "Устных обращений граждан, поступивших в адрес главы Березовского городского округа"
Входящий номер и дата регистрации
Вид обращения, кратность обращения
Фамилия, имя, отчество
Адрес, телефон заявителя
Категория граждан
Тема обращения
Кому отписано
Срок исполнения
Ответ заявителю, дата отправления
Характер принятых решений по результатам
Контроль, дата исполнения
7) Журнал регистрации "Устных обращений граждан, поступивших в адрес заместителей главы Березовского городского округа"
Входящий номер и дата регистрации
Вид обращения, кратность обращения
Фамилия, имя, отчество
Адрес, телефон заявителя
Категория граждан
Тема обращения
Кому отписано
Срок исполнения
Ответ заявителю, дата отправления
Характер принятых решений по результатам
Контроль, дата исполнения
8) Журнал регистрации "Исходящих писем приемной заместителей главы Березовского городского округа"
Дата, номер исходящего письма
Ф.И.О. заявителя
Адрес заявителя
Исполнитель
Дата отправления письма
9) Форма списка граждан на личный прием граждан к главе Березовского городского округа
№ п/п
Ф.И.О.
Дата рождения
Социальное положение
Домашний адрес, телефон
Содержание вопроса
Куда обращался ранее
Исполнитель
10) Форма карточки "Приема граждан"
Ф.И.О.
должностного
ведущего прием:
Дата приема:
№ ______
Ф.И.О.:
Место жительства:
Социальное положение:
Льготный состав:
Количество обращений:
Краткое содержание обращения:
11) Журнал личного приема граждан Главы Березовского городского округа
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Дата рождения
Социальное положение
Адрес, телефон заявителя
Содержание вопроса
Куда обращался ранее
Исполнитель
Примечание
Контроль
12) Журнал приема граждан заместителей главы Березовского городского округа
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Дата рождения
Социальное положение
Адрес, телефон заявителя
Содержание вопроса
Куда обращался ранее
Исполнитель
Примечание
Контроль
------------------------------------------------------------------